A gestão empresarial possui uma série de metodologias, ferramentas e termos que todo mundo já se deparou ou ouviu falar, mas que, entretanto, desconhece seus conceitos e aplicações práticas.

Um deles é a ferramenta 5W2H. Essa metodologia é tão prática e simples que pode ser aplicada em diversas áreas e momentos na sua empresa. Ela pode ser utilizada desde o Planejamento Estratégico, Operacional e Tático até o planejamento e acompanhamento de projetos menores ou tarefas rotineiras.

Neste artigo, além de explicar o que é 5W2H, você também vai aprender como criar um plano de ação 5W2H.

O que é a metodologia 5W2H?

É uma ferramenta de produtividade composta por um conjunto de sete diretrizes que auxiliam na organização de tarefas, focado na melhoria contínua.

Desta forma, o 5W2H utiliza sete perguntas, que tem o objetivo de ajudar no desenvolvimento de planejamento de projetos, estratégias ou tarefas com maior clareza e praticidade. Utilizando essa lógica, todos do time conseguem compreender melhor o que se espera deles.

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Assim, o 5W diz respeito às cinco perguntas que iniciam com a letra W:

What (o que fazer): qual projeto, estratégia ou tarefa que você está planejando, ou qual objetivo você quer alcançar?

Why (por que fazer): por que isso tem que ser feito? É realmente importante para a empresa, para a equipe ou para os clientes? Vai otimizar algum processo? Qual?

Where (onde será feito): será feito dentro ou fora da empresa? Caso for responsabilidade de um setor específico ou departamento, qual é?

Who (por quem será feito): quais colaboradores participarão de cada uma das etapas?

When (quando): quando cada atividade irá começar e qual é o prazo para terminá-las? (o ideal, aqui, é construir um cronograma detalhado).

Já o 2H diz respeito às duas perguntas do método 5W2H iniciadas com a letra H:

How (como fazer): quais são as etapas e ações para chegar ao objetivo definido? Nesta parte, é uma boa utilizar também o quem e o quando, atribuindo cada etapa a um responsável e incluindo o prazo de término específico para elas.

How much (quanto custará fazer): quanto custará para realizar todas as tarefas planejadas? Faça uma boa avaliação dos recursos humanos e materiais necessários e faça uma estimativa de quanto eles vão custar.

Como surgiu a ferramenta 5W2H?

Registros mostram uma ligação entre o método japonês de produção, com base no Toyotismo, e o desenvolvimento do 5W2H.

O Sistema Toyota de Produção foi criado por volta de 1950, quando Taiichi Ohno e Eiji Toyoda fizeram uma visita aos Estados Unidos e conheceram a principal forma de produção da época – o Fordismo.

Observando a utilização do modelo de Henry Ford na indústria automobilística, eles perceberam que ele gerava um enorme desperdício de matérias-primas, uma vez que os carros eram fabricados em massa nas linhas de produção.

Focados na eliminação de desperdício e na qualidade do processo, Toyoda e Ohno desenvolveram uma nova metodologia que produziria conforme as encomendas de clientes, gerando redução de gastos com matéria-prima, estoque e redução do tempo de espera pelos carros.

A metodologia começou a ser aplicada na Toyota e gerou um grande aumento na produtividade das fábricas, tornando-a uma das mais bem-sucedidas e eficientes do mundo.

O sistema funciona a partir de um ambiente controlado, onde é possível realizar a gestão de qualidade dos produtos baseados em 3 princípios:

1- Fazer certo desde o começo, isto é, planejar e gerenciar o processo de fabricação para conseguir o melhor resultado possível, evitar desperdício de dinheiro, tempo, mão de obra e materiais.

2- Correção de erros, que proporcionava para os operários a possibilidade de parar a produção para corrigir qualquer ponto que esteja fora do normal no sistema.

Foi durante a utilização desse princípio que os funcionários teriam começado a empregar a ferramenta 5W2H, porque necessitavam encontrar uma solução rapidamente, e voltar a produzir os veículos o quanto antes.

3- Princípio de qualidade do Toyotismo com a formação de Círculos de Controle de Qualidade (CCQ), com times de estudo constante dos processos de melhoria contínua.

Vantagens de empregar a técnica 5W2H:

Para começar, como a técnica 5W2H é muito objetiva, ela pode ser realizada por companhias de todos os portes. Ela também não precisa de um time técnico especializado, desta forma qualquer funcionário pode fazer uso do 5W2H.

Gestores competentes podem responder às 7 perguntas de forma detalhada e organizar um excelente planejamento sem perder tempo ou incluir informações desnecessárias nas tarefas rotineiras.

Vale destacar a importância da diretriz How (como fazer?). Para respondê-la, é fundamental saber definir metas e prazos com excelência, e também, é necessário definir de forma precisa os responsáveis por realizar cada tarefa.

Dessa forma, como em todo bom planejamento, estes detalhes vão ajudar o time a se manter alinhado em relação às etapas que cada pessoa precisa realizar para chegar ao objetivo definido.

Mas, afinal, como desenvolver um plano de ação 5W2H?

Como fazer 5W2H na prática

Como você já deve ter notado, o 5W2H é uma metodologia bastante flexível, prática e útil. Você pode utilizar o 5W2H para tornar o planejamento estratégico, tático e operacional mais palpável.

Isto é, traduzir as metas e objetivos da empresa em planos de ação e iniciativas, ou até mesmo utilizar nas rotinas da empresa, onde a ferramenta pode servir para determinar os responsáveis, prazos e recursos para projetos e tarefas menores.

Você não precisa de softwares, equipamentos nem nenhum grande investimento para fazer uso da metodologia 5W2H na sua empresa. Basta utilizar uma planilha eletrônica ou um quadro branco.

Fique livre para utilizar qualquer instrumento que você prefira, porque tudo que você necessita é um local para organizar as sete colunas (5W e 2H) e indicar o que precisa ser realizado para a sua equipe.

Abaixo temos um exemplo prático do 5W2H:

O 5W2H é tão útil assim para a minha empresa?

Por ser tão simples de utilizar, a Matriz 5W2H garante muita objetividade na execução da ação e é muito utilizada por áreas de gestão das empresas, como por exemplo:  Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Gestão Orçamentária, Elaboração de Planos de Negócio, Elaboração do Planejamento Estratégico, etc.

Se a sua empresa procura crescer de forma rápida e saudável, sem perder o controle das finanças, utilizar a matriz 5W2H vai proporcionar organização e praticidade no processo de tomada de decisões.

Acredite, essa simples metodologia é de grande ajuda na execução de acima de tudo no controle de tarefas das empresas. Ela pode gerar uma grande economia de tempo e recursos, eliminando dúvidas e discussões sobre a execução dos planos.

O motivo? O 5W2H torna tudo muito mais claro e a atribuição de tarefas de cada funcionário melhora imediatamente. Resumindo: os envolvidos saberão de forma exata o que, onde, quando e de que forma fazer.

Como resultado, temos uma economia de tempo e recursos, além da criação de uma cultura organizacional de colaboração, que gera sinergia e pode ser um grande diferencial estratégico para qualquer empresa.

Conclusão

Neste artigo, explicamos o que é, aplicações e exemplos do 5W2H, utilizado para desenvolver planos de ação em diferentes contextos.

Ao fazer uso dessa ferramenta, você ganhará clareza sobre os passos necessários para alcançar um objetivo, e terá controle sobre cada ação de forma simples.

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